Przechowywanie dokumentów to kompleksowa usługa, dzięki której firmy nie muszą realizować obowiązku archiwizacji danych we własnym zakresie. Obejmuje ona m.in. segregowanie, katalogowanie, a nawet transport archiwum. Czym charakteryzują się usługi archiwizacyjne i dlaczego warto się na nie zdecydować?
Czym są usługi archiwizacyjne?
Usługi archiwizacyjne należą do grupy tzw. usług outsourcingowych, czyli realizowanych przez firmę zewnętrzną. Ich istotą jest przechowywanie akt w taki sposób, aby dane były w pełni chronione, a niezbędne dokumenty były zawsze dostępne dla klienta (bez konieczności wielogodzinnego przeszukiwania archiwum). Archiwizacja obejmuje m.in.:
- segregowanie dokumentów,
- katalogowanie,
- transport archiwów,
- przechowywanie danych.
W razie potrzeby firmie zewnętrznej można też zlecić profesjonalne osuszanie dokumentów oraz ich niszczenie, gdy upłynie ustawowy okres przechowywanie lub nie będą już stanowić źródła informacyjnego. Można więc stwierdzić, że definicja usług archiwizacyjnych jest niezwykle szeroka i mieści w sobie wiele konkretnych czynności. Sprowadzanie jej wyłącznie do przechowywania danych jest dużym uproszczeniem – to dopiero kolejny etap całego procesu.
Kto świadczy usługi archiwizacyjne?
Usługi archiwizacyjne nie zostały uregulowane przepisami prawa, dlatego może je świadczyć każdy. Z drugiej strony ustawodawca nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków związanych z prawidłowym przechowywaniem danych i zabezpieczeniem ich przed wyciekiem. Z tego też powodu usługi archiwizacji świadczą jedynie profesjonalne firmy, dysponujące odpowiednim zapleczem technologicznym. Zatrudniają one doświadczonych pracowników, którzy doskonale wiedzą, w jaki sposób należy obchodzić się z różnego typu dokumentacją. Ważnym elementem archiwizacji jest też digitalizacja. Cyfrowa forma to w dzisiejszych czasach standard, jednak jej obsługa wymaga znajomości przepisów i nowoczesnych technologii informatycznych.
Dlaczego warto wybrać zewnętrzne usługi archiwizacyjne?
Profesjonalne usługi archiwizacyjne mogą być świadczone w sposób kompleksowy, jednak istnieje też możliwość outsourcingu wybranych procesów – na przykład digitalizacji czy utylizacji akt. Praca z dokumentacją wymaga czasu, dokładności i skrupulatności, dlatego w dużych przedsiębiorstwach nierzadko zatrudnia się do niej kolejnych pracowników. Usługi zewnętrzne pozwalają natomiast optymalizować koszty działalności, a także skupić się na najważniejszych procesach w organizacji, a nie obowiązkach “ubocznych”.
