Prowadząc firmę, gromadzisz dokumentację, którą musisz przechowywać w archiwum przez określony czas. W zależności od rodzaju akt obowiązują inne terminy obowiązkowego przetrzymywania dokumentów. Często mówi się wtedy o przechowywaniu i archiwizacji. Czy te pojęcia oznaczają to samo? Okazuje się, że nie. Poznaj różnice — mają one duże znaczenie dla Twojej firmy.
Na czym polega różnica między archiwizacją i przechowywaniem?
Używanie tych terminów zamiennie to błąd. Przechowywanie dokumentów jest pojęciem węższym i dotyczy krótkookresowego trzymania akt w określonym miejscu. Chodzi o takie zasoby, do których firma potrzebuje bieżącego dostępu, czego przykładem są np. notatki służbowe. Jeśli zawierają one dane chronione, muszą być przechowywane z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, które reguluje RODO oraz prawo krajowe. Jeśli są to jednak np. notatki ze spotkania — przepisy te ich nie dotyczą.
Natomiast archiwizacja dokumentów jest pojęciem szerszym. To proces długoterminowego składowania. Obejmuje przede wszystkim dokumenty, które musisz zachowywać przez określony czas, ale najczęściej nie potrzebujesz z nich korzystać na bieżąco. Dlaczego odpowiednie nazewnictwo ma znaczenie? Gdyż archiwizacja wiąże się z pewnymi dodatkowymi obowiązkami. Dokumenty powinny być m.in. klasyfikowane i opisywane.
Poza tym archiwizacja trwa nawet kilkadziesiąt lat. Są też dokumenty wieczyste kategorii A, które musisz przechowywać bezterminowo. Należą do nich zasoby o dużej wartości historycznej, kulturowej, społecznej czy znaczeniu administracyjnym. Natomiast w kategorii B obowiązują określone terminy przechowywania. Zarówno archiwizowanie, jak i przechowywanie jest możliwe w ramach współpracy z podmiotami, które zajmują się tym profesjonalnie. Na czym to polega?
Zewnętrzne archiwum jako bezpieczne miejsce dla firmowych dokumentów
Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przekazanie dokumentów do zewnętrznych archiwów. Prowadzi je między innymi firma Rhenus Office Systems Poland, która oferuje przechowywanie, brakowanie i niszczenie akt. Dysponuje nowoczesnymi archiwami, które chronią dane i skutecznie zapobiegają ich wyciekowi. Mogą tam trafić dokumenty o różnym okresie przechowywania – również takie, które będą archiwizowane przez kilkadziesiąt lat.
Jakie obowiązują zasady podczas archiwizacji dokumentów?
Mimo że archiwizacja i przechowywanie nie oznaczają tego samego, to łączy je wiele aspektów związanych z bezpieczeństwem danych.
W obu przypadkach dokumenty należy odpowiednio zabezpieczyć. Chodzi tutaj nie tylko o wymogi prawne, ale również konsekwencje finansowe dla Twojego biznesu w razie ich wycieku. Jak wspominaliśmy, dokumenty podlegające archiwizacji powinny być prawidłowo sklasyfikowane i opisane.
Gdy skorzystasz z usług Rhenus Office Systems Poland, dokumenty znajdą w wydzielonym do tego pomieszczeniu, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby. Znajdujące się tam zasoby są chronione przed ogniem i wilgocią. Utrzymywana jest optymalna temperatura, która wynosi od 14 do 20 stopni Celsjusza, i wilgotność względna na poziomie 45-60%.
Jeśli nie chcesz, aby to Twoi pracownicy byli obciążeni obowiązkami związanymi z przechowywaniem danych i ich archiwizacją, skorzystaj z outsourcingu. Rhenus Office Systems Poland bezpiecznie przetransportuje dokumenty, umieści je w archiwach. Więcej o tej ofercie przeczytasz na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Dzięki Rhenus Office Systems Poland nie tylko odciążysz firmę od obowiązków związanych z archiwizacją i przechowywaniem, ale również obniżysz związane z tym koszty.
