Stolica Polski to zagłębie przedsiębiorców. Według danych Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w Warszawie w 2024 roku było zarejestrowanych ponad 400 tysięcy aktywnych firm. Każda z nich operuje na co dzień dziesiątkami dokumentów. Te z kolei, po okresie obowiązkowego przechowywania, wymagają zniszczenia. Jak to zrobić w bezpieczny i rzetelny sposób?
W kwestii utylizacji dokumentów przedsiębiorcy mają do wyboru dwa rozwiązania: samodzielnie usunąć niepotrzebne akta lub zlecić to zadanie zewnętrznej firmie. Może się wydawać, że niszczenie dokumentów w siedzibie własnej firmy to bezpieczniejsze rozwiązanie, ponieważ nie wymaga udziału osób trzecich. Czy tak jest w rzeczywistości?
Samodzielnie niszczenie dokumentów w firmie – czy na pewno jest tak bezpieczne, jak myślisz?
Usunięcie znacznej ilości dokumentów wymaga przestrzeni oraz czasu. W celu zapewnienia bezpiecznych warunków utylizacji starych faktur czy ksiąg rachunkowych należałoby zapewnić osobne pomieszczenie, do którego nie mają dostępu osoby trzecie, np. klienci, kurierzy itp. W niewielkich biurach trudno wyznaczyć oddzielny pokój, a niszczenie dokumentów po godzinach będzie uciążliwe.
Kolejnym zagrożeniem jest fakt, że proces samodzielnego usuwania dokumentacji nie podlega procedurom ani nadzorowi. W takiej sytuacji łatwo może dojść do zaniedbań, takich jak przypadkowe pozostawienie ważnych papierów w łatwo dostępnych miejscach.
Ponadto niektóre biurowe niszczarki nie spełniają standardów bezpieczeństwa. Rozdrabniają papier na zbyt duże kawałki, np. paski, w związku z czym zawarte na nich dane mogą zostać odtworzone.
Niszczenie dokumentów Warszawa – czy skorzystanie z usług zewnętrznej firmy to bezpieczne rozwiązanie?
Kiedy myślisz o outsourcingu utylizacji akt, przed oczami staje Ci obcy człowiek, który przegląda każdą kartkę, zanim włoży ją do niszczarki? Spokojnie, to wcale tak nie wygląda! Pracownicy firmy świadczącej tego typu usługi są dobrze przeszkoleni w zakresie bezpieczeństwa wrażliwych danych. Dokumenty zamknięte w specjalnych pudłach trafiają bezpośrednio do profesjonalnej niszczarki. Dodatkowo nad procesem czuwa pełnomocnik ds. informacji niejawnych. W takiej sytuacji nie może być mowy o wycieku danych osobowych Twoich klientów, pracowników czy innych poufnych informacji.
Na koniec całego procesu otrzymasz certyfikat. Będzie to dowód na to, że Twoje firmowe dokumenty zostały zniszczone zgodnie z obowiązującą normą i zachowaniem wszelkich koniecznych środków bezpieczeństwa.
Jeśli więc interesuje Cię rzetelne i w pełni bezpieczne niszczenie dokumentów, Warszawa to miasto, w której znajdziesz godną zaufania firmę: https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/warszawa/.
Wraz z wejściem w życie RODO ochrona danych osobowych stała się ważnym obowiązkiem w każdym przedsiębiorstwie. Zlecając niszczenie zdezaktualizowanej części archiwum profesjonalnej firmie, możesz mieć pewność, że wrażliwe dane nie dostaną się do wiadomości niepowołanych osób. Warto zdecydować się na ten krok, by mieć gwarancję bezpieczeństwa.
